Soy autónomo, ¿qué gastos me puedo desgravar?

Una de las cosas directamente vinculadas con el trabajo como autónomo, es la necesidad de hacerse cargo de diversos deberes administrativos. Hacer la declaración trimestral del IVA y del IRPF es uno de estos deberes.

Especialmente importante para reducir el pago del IVA trimestral es la desgravación de gastos. La gran pregunta es: ¿Cuáles puedes incluir y cuáles no? Hemos preparado un listado de los gastos más destacados que puedes desgravarte.

Qué gastos puedes deducirte, como norma general

Cuando vienen los inspectores de Hacienda, vienen con todo. Los gastos que te hayas deducido tienen que estar muy claros y justificados, para que les den el visto bueno. Las multas pueden ir desde el 50% de la base de la desgravación hasta el 150%, si se demuestra que ha sido un fraude en toda regla. Así que, ante la duda, mejor que te lo desgraves.

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para considerar que se puede reducir? Son tres:

1. Que el gasto tengan relación con la actividad económica o profesional del autónomo.
2. Que el autónomo presente la factura. Y no, no vale el ticket de caja.
3. Que esté registrado en el libro de gastos e inversiones.

Como ves, estos tres requisitos pueden dar lugar a numerosas ambigüedades. ¿La luz de casa es deducible cuando trabajas en ella? ¿La gasolina del coche es deducible, cuando te desplazas a ver a un cliente? A menos que esté muy claro, tendrás que confiar en la buena voluntad de los inspectores.

Los gastos que sí están muy claros y son totalmente justificados son los que anotamos a continuación:

Los consumos de explotación

En esencia, este concepto se refiere a materia prima, equipos y herramientas necesarios para llevar a cabo un trabajo. Incluye el material de oficina, la ofimática, electrónica… Desde el móvil que usas para el trabajo hasta el papel de la impresora.

¿Esto incluye el carburante de mi coche personal? Solamente si puedes demostrar que ese vehículo se utiliza exclusivamente para trabajar. Es decir, tendrías que ser un transportista o un taxista, por ejemplo, para conseguir una desgravación. De lo contrario, ni la compra del coche ni su mantenimiento, ni la gasolina pueden deducirse.

¿Y el teléfono? ¿Qué pasa con internet? Si sólo vas a tener una línea de internet y teléfono, para uso personal y privado, podrás desgravarte hasta el 50% de la tarifa. Si crees que vas a utilizar mucho más del 50% para trabajar, quizá sería buena idea hacerte dos líneas.

Los bienes de inversión

Son los elementos muebles o inmuebles necesarios para realizar una labor. La diferencia con la anterior categoría es sencillamente de valor.

Un bien de inversión debe costar más de 3005,06 € y su uso debe prolongarse durante más de un año. Si cuesta menos o se usa menos tiempo, se considera consumo de explotación.

Ejemplos de bienes de inversión pueden ser una máquina fotocopiadora, un equipo de radiodiagnóstico médico, un horno industrial, etc.

Cuotas a la Seguridad Social

Tanto tu cuota de autónomo como las cuotas que debes pagar por los empleados que tienes a cargo, son gastos deducibles.

Nóminas y otros gastos de empleados

Como autónomo puedes tener empleados a tu cargo. Sus salarios, dietas, incentivos, pagas extraordinarias o pagos en especie, se pueden desgravar.

La formación, los regalos, o incluso incentivos como planes de pensiones o seguros, además de las indemnizaciones, son también desgravables.

Alquileres, tasas y mantenimiento

Todos los bienes muebles o inmuebles que dispongas en régimen de alquiler para el desarrollo de tu labor, se pueden desgravar. Esto incluye las tasas asociadas (por ejemplo, tasas de basuras del ayuntamiento) y los gastos que se deriven de su mantenimiento.

¿Y si trabajas en casa? Deducirte el alquiler y los gastos cuando trabajas en tu casa no es tan sencillo como cuando lo haces en una oficina.

Sólo puedes desgravarte el 30% de los gastos que genere la parte proporcional de la casa que esté utilizando para trabajar. Es decir, si de toda la casa sólo utilizas una habitación para trabajar, debes calcular el 30% de los gastos que se generan en esa habitación. Es decir, si la habitación representa un 25% de la casa, sólo podrás desgravarte el 30% del 25% de todos los gastos de la casa.

Además, previamente has de notificar a Hacienda qué parte de la casa utilizas para trabajar.

Trabajos de personas ajenas a tu negocio

En ocasiones, como autónomo, te verás obligado a contratar los servicios de un profesional independiente para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo, un arquitecto puede contratar a un topógrafo para hacer un estudio previo de un proyecto. Un fotógrafo puede contratar los servicios de un técnico de luces. Sus tarifas se deducen en tu declaración.

También se deducen las tarifas de otros trabajos que no necesitas para llevar a cabo una labor, pero sí están íntimamente relacionados con tu actividad profesional. Por ejemplo, los gastos bancarios, las agencias de comunicación, la limpieza, etc. Esto se denomina “servicios exteriores”.

Gastos financieros

Los intereses que se generan de tener que financiarte, pedir préstamos o fraccionar pagos, se pueden desgravar. Esto, siempre y cuando esos gastos financieros estén relacionados con el ejercicio de tu profesión. Por ejemplo, si tienes que pedir una extensión del préstamo para pagar una furgoneta de reparto, eso hará que aumenten los intereses. Esto se podrá desgravar.

Impuestos

Algunos impuestos desgravan. Por ejemplo, si el inmueble en el que trabajas es tuyo, puedes deducirte el IBI. También el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) desgrava.

Existen otros gastos menos frecuentes que también te puedes deducir. Nos referimos a conceptos como la pérdida de valor del patrimonio, los incentivos al mecenazgo, las amortizaciones, las provisiones, los seguros por enfermedad… Se trata de categorías muy técnicas que deberías estudiar en cada caso. De todas formas, no es probable que en tus primeros meses como autónomo te encuentres con supuestos como estos.

De momento, ya tienes bastante con aclararte con todas estas nuevas tareas, ¿verdad?

Te aconsejamos tranquilidad. No es tan difícil: necesitarás tiempo para tomar costumbre y, finalmente, te acabará saliendo solo. Y, si te ves totalmente incapaz de llevar a cabo todas estas labores administrativas, piensa en contratar a un gestor. Al final, no es tan caro, y puede ser dinero bien empleado si te da un par de buenos consejos.

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