¿que es la factura electronica?-Oney España
El mundo ya es casi más digital que físico. Las empresas y autónomos han tenido que adaptarse a nuevas formas de gestionar sus operaciones. La factura electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para optimizar los procesos administrativos y cumplir con las normativas legales. Pero ¿qué es exactamente una factura electrónica y por qué es tan importante? En este artículo te lo explicamos.
La factura electrónica, también conocida como e-factura, es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se emite, recibe y almacena en formato electrónico.
Este tipo de factura incluye los mismos datos que una factura tradicional (como el NIF, conceptos y el importe), pero se genera y firma digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
Ejemplo práctico:
Piensa en una factura tradicional que recibirías por correo postal, pero en lugar de llegar en papel, te llega en un archivo PDF o XML, firmado electrónicamente para asegurar que no ha sido alterado.
El proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas consta de varios pasos:
1. Creación del documento
Se utiliza un software de facturación que genera el archivo en un formato compatible, como XML, Facturae o PDF.
2. Firma electrónica
La factura se firma digitalmente con un certificado electrónico para garantizar su validez legal y su autenticidad.
3. Envío
La factura se envía al destinatario a través de medios electrónicos, como correo electrónico, plataformas específicas o sistemas EDI (Intercambio Electrónico de Datos).
4. Recepción y almacenamiento.
El receptor guarda la factura en un formato digital que cumple con los requisitos legales de conservación.
La factura electrónica puede presentarse en diferentes formatos, dependiendo de las necesidades del emisor y del receptor, así como de las normativas aplicables en cada sector o país. A continuación, te explicamos los formatos más comunes y cómo se utilizan:
El formato Facturae es un estándar ampliamente utilizado en España, especialmente obligatorio para aquellas empresas y autónomos que deben emitir facturas dirigidas a la Administración Pública. Este formato es un archivo estructurado en XML, diseñado para cumplir con los requisitos legales y técnicos del país, garantizando la integridad y autenticidad del documento mediante la firma electrónica.
Por ejemplo, si eres un proveedor que trabaja para un organismo estatal, como un ayuntamiento o una consejería, estás obligado a emitir facturas electrónicas en este formato. Además, su uso facilita la integración con plataformas como FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración Española.
Este formato es probablemente el más reconocido y utilizado en relaciones comerciales entre empresas privadas o autónomos. Consiste en un archivo PDF que incluye todos los datos de una factura tradicional (NIF, conceptos, importes, etc.), pero con la diferencia de que incorpora una firma digital que garantiza su validez legal y asegura que no ha sido alterado.
El PDF firmado electrónicamente es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución práctica y accesible. Por ejemplo, puedes enviar este tipo de factura por correo electrónico a tus clientes, quienes podrán visualizarla fácilmente con cualquier lector de PDF, mientras que su validez legal está garantizada gracias a la firma electrónica.
El formato XML (Lenguaje de Marcado Extensible) y su variante más especializada, el EDI (Intercambio Electrónico de Datos), son opciones preferidas por grandes empresas y corporaciones. Estos formatos están diseñados para integrar directamente la información de la factura en sistemas de gestión empresarial (ERP), lo que agiliza enormemente el procesamiento y la automatización de datos.
El uso del EDI está especialmente extendido en sectores como la logística, la distribución y la industria, donde el intercambio rápido y eficiente de datos es crucial.
La implementación de la factura electrónica trae consigo beneficios significativos para todos los actores involucrados: clientes, proveedores, la administración pública y, por supuesto, el medio ambiente.
En España, el uso de la factura electrónica ya es obligatorio en ciertos casos, especialmente para facturar a las administraciones públicas desde 2015. Además, con la aprobación de la Ley Crea y Crece, se establece la obligación de usar facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos a partir de 2025.
Si quieres implementar la factura electrónica en tu negocio, estos son los pasos básicos:
1. Elige un software de facturación. Asegúrate de que cumple con la normativa española. Ejemplos populares son Billin, Sage o Holded.
2. Obtén un certificado digital. Necesitarás un certificado autorizado para firmar electrónicamente tus facturas.
3. Configura tu sistema. Adapta tus procesos para generar, enviar y almacenar facturas electrónicas.
4. Forma a tu equipo. Asegúrate de que todos comprendan cómo emitir y gestionar las facturas digitales.
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