Soy autónomo, ¿qué gastos me puedo desgravar en el IRPF?

Si estás pensando en empezar a trabajar por tu cuenta, o emprender, ya sabrás que no todo el monte es orégano. Alejarte de la zona de confort que supone el trabajo por cuenta ajena es siempre entrar en terreno desconocido. Pero la mayoría de las veces suele aportar muy gratas recompensas.  

Una de las cosas con las que te vas a topar es la necesidad de hacerte cargo de diversos deberes administrativos que, como empleado, ignorabas. Hacer la declaración trimestral del IVA y del IRPF es uno de estos deberes. Tarde o temprano, aprenderás a guardarte las facturas de gastos para poder deducirte alguna compra importante que haga bajar la cuenta. 

Para que te familiarices con esto cuanto antes, aquí te incluimos un listado de los gastos más destacados que puedes desgravarte en el IRPF. 

Qué gastos puedes deducirte, como norma general

Cuando vienen los inspectores de Hacienda, vienen con todo. Los gastos que te hayas deducido tienen que estar muy claros y justificados, para que les den el visto bueno. Las multas pueden ir desde el 50% de la base de la desgravación hasta el 150%, si se demuestra que ha sido un fraude en toda regla. Así que, ante la duda, mejor que te lo desgraves.

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para considerar que se puede reducir? Son tres:

1. Que el gasto tengan relación con la actividad económica o profesional del autónomo.
2. Que el autónomo presente la factura. Y no, no vale el ticket de caja.
3. Que esté registrado en el libro de gastos e inversiones.

Como ves, estos tres requisitos pueden dar lugar a numerosas ambigüedades. ¿La luz de mi casa es deducible, cuando trabajo en ella? ¿La gasolina de mi coche es deducible, cuando me tengo que desplazar a ver a un cliente? A menos que esté muy claro, tendrás que confiar en la buena voluntad de los inspectores, que podrán buscarte las cosquillas siempre que se lo propongan. 

Con la normativa actual, Hacienda refuerza la importancia de la trazabilidad de los gastos. Por ejemplo, para los gastos compartidos en el hogar o en vehículos de uso mixto, será obligatorio aportar documentación adicional que justifique su vinculación profesional.

A continuación aportamos una lista de los gastos desgravables más importantes: 

Los consumos de explotación

En esencia, este concepto se refiere a materia prima, equipos y herramientas necesarios para llevar a cabo un trabajo. Incluye el material de oficina, la ofimática, electrónica… Desde el móvil que usas para el trabajo hasta el papel de la impresora.

Vehículo particular y gastos asociados

Los gastos relacionados con el vehículo particular (mantenimiento, gasolina, seguro, etc.) solo se deducen íntegramente si el autónomo se dedica a actividades como transporte de viajeros o mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales. Esto incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

Para el resto de autónomos, estos gastos no son deducibles en el IRPF y solo se puede deducir hasta un 50% del IVA.

Teléfono Móvil e internet

Para que Hacienda permita la deducción de los gastos asociados al teléfono, es obligatorio contar con dos líneas diferenciadas: una para uso personal y otra exclusivamente para uso profesional. 

En cuanto a la conexión a internet, si tienes local propio con conexión independiente te la puedes desgravar. Pero si trabajas en casa tendrás que aplicar la regla a la que se someten los suministros, que te contamos a continuación.

 Alquileres, tasas y suministros

Todos los bienes muebles o inmuebles que dispongas en régimen de alquiler para el desarrollo de tu labor, se pueden desgravar. Esto incluye las tasas que se te cobran por disponer de estos inmuebles (por ejemplo, tasas de basuras del ayuntamiento) y los gastos que se deriven de su mantenimiento. 

Eso sí, tendrás que informar a Hacienda a través del modelo 036 o 037. 

¿Y qué pasa si trabajas en casa?

Deducirte el alquiler y los gastos cuando trabajas en tu casa no es tan sencillo como cuando lo haces en una oficina. Debes informar a Hacienda a través del modelo 036 o 037, especificando el porcentaje del inmueble que destinas a tu actividad. Por lo general, este porcentaje oscila entre el 15% y el 50%, ya que superar este límite podría generar problemas con Hacienda.

En cuanto a los suministros, sólo puedes desgravarte el 30% de los gastos que genere la parte proporcional de la casa que esté utilizando para trabajar. Es decir, si de toda la casa sólo utilizas una habitación para trabajar, tendrás que calcular el 30% de los gastos que se generan en esa habitación. Si la habitación, respecto al plano, representa un 25% de la casa, entonces sólo podrás desgravarte el 30% del 25% de todos los gastos de la casa. 

Además, previamente has de notificar detalladamente a Hacienda qué parte de la casa utilizas para trabajar. 

Gastos por dietas de manutención

Además de trabajar, los autónomos a veces también comen y duermen. Pueden deducirse las siguientes cantidades:

-26,67 € diarios en España (48 € en el extranjero) cuando no pernoctan.

-53,34 € diarios en España (91,35 € en el extranjero) cuando pernoctan.

Es imprescindible que estos gastos:

-Estén relacionados con la actividad económica.

-Se realicen en establecimientos de restauración y hostelería.

-Se paguen por medios electrónicos.

-Dispongan de factura correspondiente.

Gastos de viajes y representación

Si viajas por trabajo, te podrás deducir:

-Desplazamientos en transporte público: como avión, tren o taxi.

-Estancias en hoteles y manutención: comidas y cenas, siempre que se acredite el carácter profesional del gasto.

Las dietas no son deducibles si se realizan en el municipio donde resides.

Sin embargo, tienes que saber que los gastos realizados de forma cotidiana o en fin de semana suelen ser cuestionados por Hacienda. Por tanto, es recomendable anotar en una agenda o en la propia factura con quién se tuvo la comida para justificar su naturaleza profesional.

Gastos de vestuario

Si tu profesión requiere de vestuario profesional, como prendas protectoras, uniformes o prendas con el anagrama de tu negocio, se puede deducir. En el caso de los artistas, se permite una interpretación más amplia.

Los bienes de inversión

Son los elementos muebles o inmuebles necesarios para realizar una labor. La diferencia con la anterior categoría es sencillamente de valor. Un bien de inversión debe costar más de 3005,06 € y su uso debe prolongarse durante más de un año. Si cuesta menos o se usa menos tiempo, se considera consumo de explotación. 

Ejemplos de bienes de inversión puede ser una máquina fotocopiadora, un equipo de radiodiagnóstico médico, un horno industrial, etc. 

Cuotas a la Seguridad Social

Tanto nuestra cuota de autónomo como las cuotas que debemos pagar por nuestros empleados se pueden deducir. 

Nóminas y otros gastos para los empleados

Como autónomo puedes tener empleados a tu cargo. Tanto sus salarios como las dietas, incentivos, pagas extraordinarias o pagos en especie, se pueden desgravar. 

Además, las cestas de Navidad, la formación, los regalos, o incluso incentivos como planes de pensiones o seguros, además de las indemnizaciones, son también desgravables. 

Trabajos de personas ajenas a tu negocio y servicios exteriores

En ocasiones, como autónomo, te verás obligado a contratar los servicios de un profesional independiente para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo, un arquitecto puede tener que contratar a un topógrafo para hacer un estudio previo de un proyecto. Un fotógrafo puede tener que contratar los servicios de un técnico de luces. Sus tarifas se deducen en tu declaración.

También se deducen las tarifas de otros trabajos que no necesitas para llevar a cabo una labor, pero sí están íntimamente relacionados con tu actividad profesional. Por ejemplo, los gastos bancarios, las agencias de comunicación, la limpieza, etc. Esto se denomina “servicios exteriores”. 

Gastos financieros

Los intereses que se generan de tener que financiarte, pedir préstamos o fraccionar pagos, se pueden desgravar. Esto, siempre y cuando esos gastos financieros estén relacionados con el ejercicio de tu profesión. Por ejemplo, si tienes que pedir una extensión del préstamo para pagar una furgoneta de reparto, eso hará que aumenten los intereses. Esto se podrá desgravar. 

Impuestos

Algunos impuestos desgravan. Por ejemplo, si el inmueble en el que trabajas es tuyo, puedes deducirte el IBI. También el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) desgrava.

En cuanto al IVA soportado será deducible únicamente si no puede desgravarse a través de la declaración de IVA. Es decir, esto aplica a actividades exentas de IVA, como las de ciertos sectores (ej. medicina) o aquellas acogidas a regímenes especiales como el de recargo de equivalencia o el de agricultura, ganadería y pesca.

Amortizaciones

Corresponden al deterioro o depreciación de las inversiones inmovilizadas (material o intangible) relacionadas con la actividad. Por ejemplo, la pérdida de valor de la maquinaria. Su cálculo debe ajustarse a lo estipulado en el impuesto de sociedades. Para quienes tributen en estimación directa normal, la complejidad puede aumentar debido a la existencia de regímenes de libertad de amortización en ciertos casos.

Existen otros gastos menos frecuentes que también te puedes deducir. Nos referimos a conceptos como la pérdida de valor del patrimonio, los incentivos al mecenazgo… Se trata de categorías muy técnicas que deberías estudiar en cada caso. De todas formas, no es probable que en tus primeros meses como autónomo te encuentres con supuestos como estos. De momento, ya tienes bastante con aclararte con todas estas nuevas tareas, ¿verdad? 

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